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物理学院公文管理规范化的若干规定

【来源:物理学院 | 发布日期:2009-05-25 | 作者:null 】     【选择字号:
第一章  总   则
 
    第一条  为使物理科学与技术学院公文处理工作更加规范化、制度化、科学化,根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《兰州大学公文处理办法》,结合学院实际,制定本办法。
    第二条  学院公文,是学院实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是贯彻党和国家的方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。
    第三条  公文处理是指公文拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
    第四条  本办法适用于我院党委、行政书面形式的公文处理。
    第五条  院办公室是我院公文处理工作的管理机构。
 
第二章  公文种类
 
    第六条  我院公文种类主要有:
    (一)决议
    适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
    (二)决定
    适用于对重要事项做出决策和安排。
    (三)意见
    适用于对重要问题提出见解和处理办法。
    (四)通知
    适用于发布规章制度、传达上级指示、转发或批转公文、发布要求有关单位办理、执行或者周知的事项。
    (五)通报
    适用于传达重要精神、交流重要情况、表彰先进、批评错误。
    (六)报告
    适用于向上级单位汇报工作、反映情况,答复上级单位的询问。
    (七)请示
    适用于向上级单位请求指示、批准。
    (八)批复
    适用于答复下级单位的请示。
    (九)规定
    适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
    (十)函
    适用于商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的业务部门请求批准和答复审批事项。
    (十一)会议纪要
    适用于记载、传达会议主要精神和议定事项。
 
第三章  公文格式
 
    第七条  公文用纸采用A4型纸,左侧装订;公文天头(上白边)为37±1mm,订口(左白边)为28±1mm,版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。
    第八条  学院公文一般由版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、主送单位、抄送单位、印制版记等组成。
    (一)版头
    物理科学与技术学院发文,用“兰州大学物理科学与技术学院”字样的版头。
    版头位于距版心上边缘25mm处,居中排布,用红色小初号小标宋体字;上报公文的版头,位于距版心上边缘80mm处。
    (二)发文字号
    由发文单位代字、发文年份和顺序号组成。发文年份、顺序号用阿位伯数字,年份用六角括号“〔〕”括入;顺序号不留虚位(即1不编为01),不加“第”字。
    发文字号位于版头下空2行(以3号仿宋体字的高度为一行,下同)处,左右居中,用3号仿宋体字;上报公文的发文字号居左空1字。
    发文字号下方4mm处印一条红色横隔线(粗细不超过1mm,长度与版心宽度相同)。
    物理学院按照学校统一规定全部用“发”,示例如下:物理院发〔2004〕7号
    (三)标题
    公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。公文标题中除规章制度名称加书名号外,一般不用标点符号。
    公文标题位于横隔线下空2行处,居中排布,用2号小标宋体字;回行时,要做到词意完整,排列对称。
    (四)主送单位
    主要受理公文的单位。主送单位名称应当用全称或规范化简称,或者同类单位的统称。
    主送单位位于标题下空1行处,左侧顶格用3号仿宋体字;主送单位之间用顿号或逗号;最后一个主送单位名称后标全角冒号。
    (五)正文
    公文的主体,用来表达公文的内容。
    正文位于主送单位名称下1行处,用3号仿宋体字;文中如有标题可用3号小标宋体字或黑体字。正文一般每面排22行,每行28个字;文中的数字、年份不能断开回行。
    (六)附件说明
    公文如有附件应先予说明。说明附件时,在正文下空1行处左空2字用3号仿宋体字标识“附件”二字,其后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应使用阿拉伯数字(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。
    附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”二字,有序号时标识序号。如附件与正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(有序号时带序号),如“物理院发〔2004〕7号附件1”。
    (七)成文日期
    一般署领导人签发或者会议通过日期;联合行文,署最后签发单位领导人的签发日期。
    成文日期位于正文右下方,右空4字,用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
    (八)印章
    公文应当加盖物理科学与技术学院印章。
    印章加盖于上距正文1行处,要端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
    当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,两个印章均压成文日期。两印章互不相交或相切,相距不超过3mm。
    当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
    (九)主题词
    公文应当参照《兰州大学公文主题词表(试行)》(另行编制)标注主题词。主题词位于抄送单位上方。“主题词”三个字用3号黑体字,居左顶格标识,后用全角冒号;词目一般不超过4个,用3号小标宋体字,词目之间空1字。
    (十)抄送单位
    指除主送单位外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属单位。
    公文如有抄送,抄送单位名称应标注在主题词下1行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”二字,后标全角冒号;抄送单位之间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后用句号。
    (十一)印制版记
    由公文印制单位名称、印制日期和份数组成。
    印制单位名称、印制日期位于抄送单位之下(无抄送单位的在主题词之下)1行,用3号仿宋体字。其中,印制单位左空1字,印制日期右空1字;印制日期用阿拉伯数字标识。秘密公文应在印制日期下右空1字标识印制份数,如“共印240份”。
    主题词、抄送单位、印制版记下各印用一条长度同版心宽度的分隔线。
    第九条  除第九条中的基本组成部分和格式外,有的公文还应包括份号、密级与保密期限、紧急程度、签发人、印发传达范围。
    (一)份号
    公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标明份号。
    份号用阿拉伯数字顶格标识在公文首页版心左上角第1行。
    (二)密级与保密期限
    涉及国家秘密的公文应当标识其密级和保密期限。
    密级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在公文首页份号下1行;密级与保密期限之间用“★”隔开,如“机密★15年”。
    (三)紧急程度
    对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“加急”。
    标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在公文首页版心右上角第1行。
    (四)签发人
    公文需标识签发人。
    上报的公文中,发文字号与签发人标识于同一行,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;“签发人”三字后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
    (五)印发传达范围
    有的公文需注明印发传达范围。
    注明印发传达范围,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
    第十条  公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单面印刷的公文,页码居中;两面印刷的公文,单页码居右空1字,双页码居左空1字。
    第十一条  公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在表格左侧,单页码置于表格左下角,双页码置于表格左上角;单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
    公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可以分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
    第十二条  除前述“文件式”公文外,实际工作中还经常使用“信函式”公文。“信函式”公文主要用于处理日常事务,其格式除下列特别要求外,均与“文件式”公文相同。
    版头用发文单位全称或规范化简称,位于距上页边30mm处,居中排布,用小初号红色小标宋体字。版头下4mm处印一条红色武文线(上粗下细),在距下页边20mm处印一条红色文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。首页不印页码。发文字号顶格置于武文线下1行右边缘。发文字号下1行标识公文标题。
    第十三条  会议纪要如果有前述“文件式”公文的组成部分,其格式参照“文件式”公文格式。如果是用作公文种类的会议纪要,则可印发“文件式”或“信函式”公文。
 
第四章  行文规则
 
    第十四条  行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长或短的公文要短。
    第十五条  公文的行文关系,根据发文单位的隶属关系和职权范围确定。
    (一)向上级单位行文,应当主送一个上级单位;如需要其他相关的上级单位阅知,可以抄送;不得越级向上级单位行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级单位。
    (二)向下级单位的重要行文,应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
    (三)机关各单位在其职权范围内就一些具体业务工作可以向其他单位行文。
    (四)同级单位之间在必要时可以联合行文。
    (五)一般情况下,校内各单位均不得对外行文。
    第十六条  向上级单位请示问题,一般应当一文一事,只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送。不应当在非请示公文中夹带请示事项。
    请示事项涉及其他单位业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送上级单位的办公室按规定程序处理,不应直接送领导者个人。
 
第五章  发文办理
 
    第十七条  发文办理指制发公文的过程,包括起草、审核、签发、印刷、用印、登记、发送等环节。
    第十八条  起草公文应当做到:
    (一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其它有关规定,完整、准确地体现发文单位的意图,并同现行有关公文相衔接。
    (二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的措施、办法切实可行。
    (三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,文字精练,表述准确。
    (四)人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
    (五)结构层次序数,第一层用“一、”,第二层用“(一)”,第三层用“1.”,第四层用“(1)”。
    (六)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
    (七)文种、格式使用正确。
    第十九条  公文的拟稿程序                    
    公文根据发文内容不同,由办公室负责相关事务的秘书严格按照行政公文的格式拟稿,由拟稿人根据其主管领导对内容的意见修改后送办公室行政秘书,由行政秘书对公文的文种、格式进行审核,确定发文字号,然后由拟稿人进行校对,最后由办公室负责人进行审核,进入公文的审批程序。
    第二十条  公文的审批程序
    (一)公文核发前,由拟稿人填写《发文稿纸》中主送、抄送、拟搞人、校对、份数、附件、标题等栏,再根据文稿内容报送主管领导审签。
    (二)公文印刷前,办公室行政秘书再次进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否齐全,公文格式是否统一、规范等,经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当按程序复审。以上程序完成后,进入公文的印刷阶段
    (三)印刷完成后,由相应主管领导签发,签发人要写上姓名和时间。
 
第六章  收文办理
 
    第二十一条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等环节。
    第二十二条  所有公文由行政秘书签收,签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文单位查询,并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。签收时一般应以签字的方式给发文方以凭据。
    第二十三条  收到公文后要将公文标题、密级、发文单位、发文字号、签收日期等情况在专用的登记本上登记清楚,并在公文前附上“公文处理单”,送办公室负责人阅处。行政秘书查阅校内网上公文并及时下载,进行收文处理。
    第二十四条  办公室负责人要及时、认真阅读收到的公文,并提出办理意见或呈请有关领导阅批。参加会议带回的文件,原则上一般应先到办公室行政秘书处登记,按照收文程序办理。需要呈请领导人阅批的传真件,应当复制后办理。
    第二十五条  办公室根据领导批示或授权,按照一定的程序将公文送有关领导传阅、批示或转有关单位办理。传阅公文时要随时掌握公文的去向,避免延误或丢失。
    第二十六条  办公室对公文的办理情况要进行督促检查,将催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并及时向有关领导反馈办理情况。
    第二十七条  办理秘密公文,应当执行保密管理工
 
第七章  整理归档
 
    第二十八条  公文办理完毕后,办公室要根据《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》和《兰州大学公文处理办法》的有关规定和“谁起草、谁负责”的原则,将公文的定稿、正本和相关材料收集齐全,交付行政秘书,由行政秘书年终整理归档装订成册。个人不得私自保存应归档的公文。
    第二十九条  整理归档要按照《兰州大学〈归档文件整理规则〉实施办法》和档案管理部门的要求进行,定期向档案管理部门移交;要使归档的公文既能准确反映本单位的主要工作情况,又便于保管和利用。
 
第八章  附  则
 
    第三十条   物理学院全体行政工作人员要高度重视公文处理规范化工作,带头执行公文处理的各项规定,以实际行动支持办公室公文处理人员的工作,做到对不按程序送审的公文不予受理、审签。办公室作为公文主管部门,要严格履行管理、监督职责,努力提高公文处理水平;各拟文人应严格按照公文规范化工作的有关要求,在公文处理的各个环节都要有明确的职、责、权划分,实行责任制。
    第三十一条  本办法由学院办公室解释,自2007年7月1日起施行
 
                                           二○○七年八月一日